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档案数字化若干问题
 
一、什么是数字化档案馆
   数字化档案馆是依托高速网络通信设施,利用数字化手段,对档案信息资源实现自动化收集、管理,存贮和利用,充分实现档案资源共享的分布式数字信息管理系统。
二、什么是档案数字化  
  档案数字化是将保存在纸质、录音录像带、缩微胶片等载体上的档案信息,通过计算机手段转换为数字格式存贮于计算机硬盘或光盘中,从而实现档案信息存贮的数字化,为数字化档案馆的建设和运行提供充沛的内容资源。
三、档案数字化的原则和目标
  1、保证实体档案和电子档案的安全是档案数字化工作的基本原则。
  2、保证数字化加工的质量和效率是档案数字化工作的首要目标。
四、纸质档案的特点
  1、 数量巨大
    在传统的档案存储介质中,纸质档案的数量最为巨大,约占总体档案量的98%以上。
  2、状态复杂
    纸质档案因为存续时间较长,大小、厚度、质地不一,很多档案都具有“薄、毛、黄、糙、脆、杂”的特点。
  3、价值高昂
    档案的唯一性决定了档案的珍贵性,尤其是一些历史档案,如古籍善本,更是需要以文物的视角来看待。

五、档案数字化加工的方式


自行加工 外包加工
人员投入 需专门投入大量人员进行操作 不需投入专门扫描人员
用户工作强度
制作质量 难以保证 有保证
见效速度
专业性 自己需培训和熟练 专业操作人员
投入的利用情况 增加固定资产投入会有设备闲置情况 无需投入设备不存在闲置
 
  从上表中可看出,采用外包扫描加工已成趋势,除可节省总体费用外,在扫描质量、完成工期、售后服务等方面都能得到较好的保证,优势如下:
  1、节省人员成本:档案扫描服务属于相对较简单的劳动密集型行业,而客户行业本身属于人才和资本密集型,客
    户内部的人员成本比专业扫描服务公司的人员成本要高的多,组织客户工作人员来做档案扫描对客户来讲是
    得不偿失的。
  2、降低管理成本:在扫描过程中需要作大量的管理工作,包括:工作制度制定、人员培训、档案保存、绩效考核
    等,这些工作会大量占用管理层的时间和精力。同时人员的培训成本也将是一笔不小的开销。
  3、提高工作效率:经过实际测试比较,专业的扫描人员处理速度是一般人员的三倍、专业的录入人员处理速度
    一般人员的五倍,而专业有效的组织管理更能充分提高整体工作的效率。
  4、保证处理质量:专业的处理人员和处理过程可以大大减少重复、误扫的机会,提高扫描图像的质量,保证档案
    扫描过程中资料的完整性。
  5、可发挥技术、设备优势:专业公司会充分利用自身的技术优势,随时采用最新的处理软件和设备,而客户在一
    次采购后很难保持技术和设备的及时更新。而扫描结束后,对未折旧完的设备利用也将是个负担。
  6、保证原始档案安全:专业公司通过详细的制度规范、完善的监督机制保证客户档案资料的安全。