星震同源 >> 首页 >> 数据加工 >> 档案整理
站内搜索:
档案整理 热线咨询:(010) 82609737   82624877
细致完善的档案整理规范

  我司在长期档案数字化工作的实践过程中,充分认识到档案整理对于档案数字化工作的重要性。档案整理直接影响到数字化档案信息的整体质量,是档案数字化的基础,只有将存档的文件或案卷按照档案整理的相关规范进行整理完善,才能保证档案扫描和著录工作的顺利实施,从而进一步保证数字化档案信息发布和利用的效率。
  目前,我司已经拥有一批专门的档案整理人员,这些人员都经过了专业档案管理者的细致培训,也在实践中得到过充分锻炼,文化水平较高,思路清晰,逻辑性强,有一定的提炼和总结能力。针对贵单位档案数字化工作安全性、完整性、正确性、复杂性、权威性的要求,我司将在原有档案整理队伍的基础上,进一步有针对性地扩招人员,保证整理人员的基本素质达到标准。
  下面将我们对档案整理工作的理解做个概括的介绍,以便贵单位领导进行指导和帮助。
  档案整理是对存档的文件或案卷进行分类、编号、著录、标识、包装、编制目录和排列上架等整个智力劳动过程。目前,档案的整理有两种方法,即按“卷”整理或按“件”整理。以“卷”整理将形成文件级、案卷级两层目录,以“件”整理的将形成一文一件的单层目录。
一、按“卷”整理是一种传统的方法,主要步骤有:
  1、分类。分类方法有多种,常用的是年度分类法和问题分类法。
  2、组卷(即组成案卷)。它是档案整理的最基本环节,其实质是将一组密切联系的文件材料按照专门的程序检查调整后组合在一起,便于保管和利用。
  3、卷内文件材料排列,要求按文件形成的时间先后或重要程度排列;
  4、根据排列结果,对卷内文件材料有图文的页面逐页编号;
  5、编制卷内目录和备考表;
  6、按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放人档案盒内;
  7、拟写案卷标题,填写案卷封面;
  8、案卷排列与编号。
  9、编制档案案卷目录。
二、按“件”整理要以计算机管理为前提条件,主要步骤有:
  1、对归档文件逐件装订固定;
  2、对归档文件以“件”为单位进行保管期限分类;
  3、对分类后的归档文件按时间、重要程度排列,对成套性文件材料要相对集中;
  4、根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”并填写有关栏目的内容;
  5、编制归档文件目录(包括提炼题名、作者等);
  6、将归档文件按连续件号顺序装盒。
三、几点解释:
  1、年度分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分开。问题分类法就是按照档案所记录的主
    内容对档案分门别类。
  2、对归档文件检查调整的内容包括:应归档的文件是否收集齐全完整;归档的文件是否属于本年度、本部门的立
    卷归档范围;每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系,反映了立卷的特征;检查各卷夹内文件的保
    存价值是否大体一致,并确定保管期限;检查各卷夹内文件数量是否适当;检查各卷夹内文件是否重张重复。
  3、案卷标题即案卷题名,是案卷的名称,是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容要概括确切,文字上
    要简练通顺,标题字数一般不超过50 字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成;
  4、案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性,一般可按永久,长期,短期来进行排列,然后按排列顺序每年
    编一个流水号;
  5、案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成,案卷目录可以多年编成一本或一年
    多本。